L’arrivée d’un nouveau collaborateur fait régner dans votre entreprise une légère ambiance de premier jour de rentrée ? Pensez à soigner son intégration. C’est bon pour sa motivation… et pour la sécurité de votre entreprise.
Lorsqu’un nouveau collaborateur rejoint votre équipe, votre entreprise est un peu plus vulnérable. D’une part il y a un risque plus élevé d’accidents du travail et d’erreurs, à cause du fait que le nouveau collègue ne maîtrise pas encore entièrement les équipements et les techniques. D’autre part, il faut aussi rester vigilant face aux risques numériques : car le nouveau venu peut ne pas encore être au courant de toutes les règles et bonnes pratiques en vigueur dans l’entreprise.
5 conseils pour un onboarding efficace et sûr
1. Preboarding : infos pratiques pour réduire le stress
L’onboarding ne débute pas le premier jour de travail, mais dès la signature du contrat. Réduisez le stress lié à l’arrivée en communiquant à temps les informations pratiques : où le nouveau collaborateur est-il attendu, où peut-il se garer et à qui doit-il s’adresser à son arrivée ?
2. La sécurité physique des nouveaux collaborateurs
En Belgique, pas moins d’un accident du travail sur trois – survenant pendant le travail, et non sur le trajet domicile-travail – concerne des travailleurs ayant moins d’un an d’expérience professionnelle. C’est ce qui ressort des statistiques de Fedris, l’Agence fédérale des risques professionnels.
Votre nouveau collaborateur utilise des machines ou manipule des produits dangereux ? Informez-le immédiatement des risques spécifiques. Veillez à ce que les équipements de protection individuelle (EPI) soient disponibles et expliquez clairement les règles d’ergonomie, les consignes de premiers secours et les procédures d’urgence.
Il est important aussi de demander à votre conseiller en prévention d’organiser les formations sécurité et autre nécessaires. Ainsi vous réduisez le risque accru auquel sont exposés des collaborateurs peu expérimentés.
3. Cybersécurité : des outils informatiques prêts dès le premier jour
Une étude récente révèle qu’un nouveau collaborateur est 44 % plus susceptible de tomber dans un piège de phishing qu’un collègue déjà bien intégré à l’entreprise. La raison ? Les nouveaux arrivants veulent faire leurs preuves immédiatement, alors que les employeurs ne mettent pas toujours à leur disposition tous les outils nécessaires pour travailler en toute sécurité. Les cybercriminels le savent et ciblent activement les collaborateurs fraîchement engagés.
Assurez-vous donc que tous les outils informatiques soient opérationnels dès le premier jour. Votre nouveau collaborateur ne sera ainsi pas tenté de contourner les procédures de sécurité pour des raisons pratiques. Préparez son ordinateur, créez ses identifiants personnels, activez son compte e-mail et configurez l’authentification multifactorielle.
Dès son arrivée, informez-le des principaux risques numériques auxquels votre organisation est confrontée. Expliquez le fonctionnement habituel des communications internes et externes et celui des procédures de paiement, ainsi que la manière de réagir face à des messages suspects. Prévoyez également, sans tarder, une formation complémentaire consacrée à la cybersécurité.
4. Le parrainage encourage à poser des questions
Faire accompagner le nouveau collaborateur par un collègue expérimenté dès son premier jour facilite naturellement son intégration. Ce parrain ou cette marraine l'aidera rapidement à comprendre la culture de l'entreprise et ses codes. Cette personne de référence encourage également le nouveau venu à poser ses questions plus facilement et limite le risque d'erreurs dues au manque d'expérience ou à la timidité.
5. Prévoyez des moments de feedback
Laissez à votre nouveau collaborateur le temps de trouver sa place dans l'entreprise. Selon la fonction, une période de trois à six mois est généralement nécessaire. Planifiez régulièrement des entretiens afin de faire le point : dispose-t-il de tout ce dont il a besoin pour exercer correctement sa fonction ? Se sent-il bien intégré dans son équipe ? Prenez ses remarques au sérieux afin que le collaborateur se sente apprécié dès les premières semaines et les premiers mois. C’est la base d’une collaboration longue et saine.
Nouveau collaborateur ? Voici vos obligations en tant qu’employeur
En Belgique, tout employeur qui engage un nouveau collaborateur doit respecter les obligations suivantes :
La législation sur le bien-être au travail impose de mettre en place une politique d'accueil et d'accompagnement structurée. Chaque travailleur doit être correctement informé des conditions de travail, de l'organisation de l'entreprise et des risques spécifiques liés à son poste.
Dès que vous employez au moins un collaborateur (ou un stagiaire), vous êtes légalement tenu de souscrire une assurance contre les accidents du travail.
L'assurance responsabilité civile n'est pas obligatoire d’un point de vue légal, mais nous vous recommandons vivement d'en souscrire une. Si l'un de vos collaborateurs cause involontairement des dommages à un tiers ou à ses biens (par exemple un client ou un fournisseur) dans le cadre de son travail, votre responsabilité civile d'employeur peut être engagée. Une assurance RC professionnelle adaptée couvre ce risque.
Aide à la gestion des risques
En tant que votre agent d'assurances, nous sommes à vos côtés à chaque étape du développement de votre entreprise. Ensemble, nous évaluons les risques liés à la croissance de l'entreprise et déterminons les mesures de prévention (et les assurances) les plus adaptées à votre activité et à la réalité du terrain. Toujours avec un objectif : assurer la continuité de votre entreprise.
Nous prenons le temps d'écouter vos projets de développement et réfléchissons avec vous aux meilleures solutions pour soutenir une croissance durable.
